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      物業檔案保管工作的物質條件

      時間:2021-04-02 09:38來源:www.ysbzcl.com 作者:湖南物業網 點擊:
      物業檔案保管工作的物質條件 做好物業檔案保管工作,除要求配備具有一定專業知識、熟悉檔案自然損毀規律的專職管理人員外,還必須有一定的物質條件。 (一)檔案庫房 具備相當容量和適宜條件的庫房,是物業檔案保管的首要物質條件。根據保管檔案的特點和檔案庫房

            物業檔案保管工作的物質條件
          做好物業檔案保管工作,除要求配備具有一定專業知識、熟悉檔案自然損毀規律的專職管理人員外,還必須有一定的物質條件。
          (一)檔案庫房
          具備相當容量和適宜條件的庫房,是物業檔案保管的首要物質條件。根據保管檔案的特點和檔案庫房的合理要求,選擇檔案庫房要注意堅固耐用,經濟美觀,能夠抗震、保溫、隔熱、防潮、防蟲、防霉、防塵、防光、防火、防盜、防鼠。
          檔案庫房是存放檔案的專用房間,它有別于物資倉庫、辦公室和技術用房,有其自身獨特的要求。在設計上考慮與周圍環境協調的情況下,應以利于檔案的安全保護為根本前提。因此,在新建或改建、裝修檔案庫房時,要以加強庫房圍護結,提高其保溫、隔熱、防潮性能為主,以空調設備的造型、利用為輔。
          一般情況下,檔案庫房建筑的基本要求有以下六點:
          1.加厚庫房墻體。具體厚度,可依據使用材料性能、墻體結構形式進行熱工計算,以達到保溫、隔熱性能良好為度。
          2.庫房窗戶宜小不宜大,宜少不宜多。每開間的窗戶面積與外墻面積之比,不應大于1:10。有條件采取全部空調的檔案部門,庫房可不設窗戶,這有利于庫房保溫、隔熱、防潮、防塵、防蟲和節約能源。
          3.庫房的外觀式樣,應以利于檔案保護為前提,適當考慮檔案室專業功能的獨特風格及當地周圍環境的和諧。
          4.庫房地面單位面積的承重,應大于其他用房。庫房排放一般的木質、金屬柜架,每平方米荷載不應小于500kg;采用密集架,每平方米荷載不應小于1200kg。
          5.庫房的開間大小、層高、門窗的結構和形式,都應不同于其他用房,以有利于柜架排放、管理及安全為原則。庫房開間面積,應根據存儲檔案的類別、數量等情況的不同,一般小庫60~100m⒍2,中庫100~200m⒍2,大庫200~300m⒍2。庫房層高一般以2.5~2.8m為宜。
          6.檔案庫房應集中,自成一體,不與其他辦公、技術用房相混雜或穿插,以便于檔案的整理、保管、利用。
          (二)檔案裝具
          檔案裝具是保管檔案必須的基本設備。主要有檔案柜、檔案箱、檔案架等,一般有鐵制、木制兩種。鐵制的防火、耐久,便于機械加工,做成組合構件,有可調節性和機動性,便于運輸、組裝,便于使用,但造價較高。檔案裝具種類很多,各有所長,應按庫房特點、檔案價值以及規格的不同,合理使用,靈活配置。
          物業公司檔案室在庫房面積不是很寬敞的條件下,可選用新型的檔案密集架,既節省空間又美觀方便。對于圖紙檔案多的單位,為了避免紙張的折疊影響物業檔案的利用及其壽命,最好選購專門的圖紙柜。
          (三)包裝材料
          檔案包裝材料既能防止光線、灰塵和有害氣體對檔案直接損害,又能減少機械磨損,對檔案有保護作用。目前我國檔案包裝材料一般有卷皮、卷盒和包裝紙。聲像檔案、縮微膠片則有相冊、磁帶盒等保護。
          (四)溫濕度調節裝置及其他庫房設施
          1. 溫濕度計
          根據我國的實際情況,檔案庫房溫濕度的正常要求是:溫度為攝氏14~24℃,相對濕度為45%~60%。為了掌握庫房溫濕度是否符合正常要求,庫房應設有對溫濕度進行測試的儀表。目前有一種專門為檔案庫房設計的溫濕度計,可以很直觀的了解庫房的溫濕度狀況。
          2. 空調和抽濕機
          為有效的控制和調節庫房的溫濕度,在現有的技術條件下,最好的措施是安裝空調和抽濕機。
          3. 窗簾
          光線對檔案紙張和字跡能造成很大的危害,其中破壞作用最大的是太陽光中的紫外線。除了在庫房建筑和檔案裝具排放上考慮減少陽光直射外,庫房窗戶上應安裝防光和防火的窗簾。
          4. 滅火器
          檔案庫房應放有消防器材。有條件的單位可安裝煙感報警裝置和自動滅火裝置。

       

       

      (責任編輯:湖南物業網陳)
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