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      物業檔案保管工作概論

      時間:2021-04-02 09:36來源:www.ysbzcl.com 作者:湖南物業網 點擊:
      物業檔案保管工作概論 (一)檔案保管、物業檔案保管工作的含義及意義 檔案保管是指按照一定的原則,采用適當的技術,改善檔案的存藏環境與保管條件,以便最大限度地延長檔案壽命的過程(檔案出版社1993年《檔案管理小百科》)。 物業檔案保管工作,是采用一定的技術

           物業檔案保管工作概論
          (一)檔案保管、物業檔案保管工作的含義及意義
          檔案保管是指按照一定的原則,采用適當的技術,改善檔案的存藏環境與保管條件,以便最大限度地延長檔案壽命的過程(檔案出版社1993年《檔案管理小百科》)。
          物業檔案保管工作,是采用一定的技術設備、措施和方法,對物業檔案實行科學保管和保護,防止和減少物業檔案的自然或人為損毀的工作。物業檔案保管工作在物業檔案工作中處于特殊地位,具有十分重要的意義。
          1.物業檔案保管工作是延長檔案壽命,維護歷史真實面貌的根本保證。物業檔案是物業公司歷史活動的真實記錄,是國家檔案的一部分。物業檔案是以一定的物質形態存在的,由于種種因素的作用和影響,檔案處在不斷老化蛻變和損毀的過程之中,直至最后消失。只有加強物業檔案保管工作,采取一切科學技術措施和方法,有效地防止和減少檔案的自然和人為損壞,才能最大限度的延長物業檔案的壽命,保證物業檔案的完整與安全,更好地維護物業公司的歷史真實面貌。
          2.物業檔案保管工作是物業檔案業務工作的關鍵性環節,對整個物業檔案工作具有重大影響,在一定條件下甚至有決定性影響。檔案保管得好,就為整個物業檔案檔案工作提供了物質對象,這是物業檔案工作最起碼、最基本的前提;如果檔案保管得不好,雜亂無章,乃至霉爛損毀,就會影響其他檔案業務工作的正常進行,甚至無法進行。如火災、失盜或人為破壞,造成檔案實體的不復存在,其損失都是無法補救的,以后的利用工作便無法開展。1998年云南某縣檔案館發生大火,部分檔案即刻化成灰土,就是最有教訓意義的例子。所以,保管工作在物業檔案業務工作中居于特殊地位,具有極其重要的意義。
          (二)物業檔案保管工作的任務
          物業檔案保管的任務,概括來說,就是維護物業檔案的完整與安全,有效地延長物業檔案的壽命。它的具體任務是:
          1.防止物業檔案的損毀
          掌握物業檔案損壞的原因和規律,采取有效的技術措施和方法,最大限度地消除可能導致檔案損毀的各種自然的或人為的因素,把檔案的自然損毀率降低和控制在最低限度。
          2.延長物業檔案的壽命
          采取積極有效的措施和方法,從根本上改善保管條件,去除檔案本身不利于耐久性的因素,增強物業檔案對外界不利因素的抵抗力,緩解檔案的老化趨勢,并提高檔案的修復和復制技術,盡可能地延長檔案的壽命。
          3.維護物業檔案的安全
          包括兩方面:一方面是指物業檔案作為一種物質存在形態,必須保證其安全、完整地存在下去,不損毀丟失;另一方面是指物業檔案作為一種社會現象,要建立切實可行的嚴格的安全保密制度,防止失盜和失密、泄密事件的發生,保證物業檔案的信息安全。
          (三)物業檔案保管工作的基本原則
          1.分類保管
          物業檔案機構對各部門移交的檔案應分類進行保管,要保持檔案文件的有機聯系,做到檔案存放條理化,排列系統化,保管科學化,便于檔案的調閱提還,并有利于物業檔案的保護管理。對于聲像檔案,由于其制作材料的特殊性,更應分庫保管。
          2.以保護為宗旨,以利用為目的
          檔案館(室)的工作可概括為“管好”和“用好”兩項。“管好”是為了“用好”。不能片面地強調保護檔案,而不考慮到利用的方便;同時,也不能只遷就一時的利用方便,而不顧檔案的保護,影響長遠的利用。在實際工作中,“管好”和“用好”既有具體的矛盾,又有總體的一致性。所以,物業檔案保管工作應在保護措施、制度、方法和具體技術處理各方面,做到既能保護檔案不受損害,以利于延長檔案的壽命和長遠的利用,又能積極創造條件,保證當前利用的需要。
          目前,很多單位采用計算機技術和縮微技術將檔案信息錄入數據庫或將檔案原件拍成縮微平片后提供給用戶使用,這樣既有效保護了檔案實體,延長了檔案壽命,又方便利用,真正實現了“保管是為了利用”的目的。
          3.以防為主,防治結合
          物業檔案保管中最為憂患的是火、水、盜、蟲、霉等“五害”。對這“五害”,必須以防為主,防治結合。特別是前“三害”,一旦事發,損失將無法挽回,尤應預防。在防、治兩方面,防是關鍵,是主導方面。從總體上講,以防為主,“防患于未然”,是積極主動的治本方法。

       

       

      (責任編輯:湖南物業網陳)
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